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Lösungsbeispiele

Erstellen Sie eigene Lösungen nach Ihren individuellen Anforderungen, in dem Sie die Funktionen von VD aus den gezeigten Beispielen nach Bedarf kombinieren.

Sie haben andere Themen?
VD ist Ihr generischer Baukausten, mit dem beliebige Lösungen realisiert werden können.

Sicherheitsunterweisungen

Sie möchten erreichen, dass regelmäßige Unterweisungen im Unternehmen einheitlich und nachvollziehbar durchgeführt werden?
Mit Ihrer vorhandenen Unternehmenssoftware kann diese Aufgabe nicht gelöst werden? Dann kann VD die passende Lösung sein.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Jährliche Sicherheitsunterweisungen sind für alle Beschäftigten verpflichtend. Sie werden vom jeweiligen Vorgesetzten durchgeführt, protokolliert und thematisch an die Aufgaben der Mitarbeitenden angepasst, z. B. für Büro- oder Produktionspersonal.

Die Unterweisungen erfolgen einheitlich in den Teams, wobei eine zentrale Stelle den Fortschritt abteilungsübergreifend überwacht.

  • Das Führen von einfachen Listen hierzu auf Papier oder im Computer genügt nicht den Anforderungen.
  • Eine geeignete unkomplizierte Software für diese Aufgabe ist nicht vorhanden.
  • Die Anschaffung einer zusätzlichen Software speziell für diesen Zweck soll vermieden werden.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung, um regelmäßige Unterweisungen zu organisieren, passend zu Ihren individuellen Anforderungen.
  • Kombinieren Sie die einfachen und übersichtlichen Grundfunktionen von VD, um interne Lösungen wie diese schnell selbst zu erstellen.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Planung, Nachverfolgung und Dokumentation von regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen der Vorgesetzten für ihre Mitarbeiter
  • Dezentrale Abarbeitung in den Teams, zentraler Gesamt-Status für die koordinierende Stelle
  • Erstellung von personalisierten und modularisierten Protokoll-Dokumenten der Einweisung

So wird’s gemacht:
Videoanleitungen um dieses Beispiel selbst zu bauen

Ansichten
Kacheln
Dokumente automatisieren
Notizen

Asset-Bestandspflege

Sie möchten Lücken in Ihrem Asset-Management schließen? Die vorhandenen Software-Tools im Unternehmen sind oft spezialisiert und decken dann nur bestimmte Assets ab. Brauchen Sie ergänzend die Möglichkeit, beliebige weitere Asset-Arten verwalten zu können, ohne gleich eine spezielle Zusatzsoftware anschaffen zu müssen? Dann kann VD die passende Lösung sein.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Ein verlässlicher Überblick über wichtige Ressourcen ist erforderlich, auch für Assets außerhalb des ERP-Systems. Verschiedene Asset-Typen werden dezentral von zuständigen Abteilungen gepflegt. Jedes Asset umfasst Basisangaben (Name, Typ, Status) und je nach Typ zusätzliche Daten.

Nur autorisierte Personen dürfen Änderungen vornehmen, wobei eine Änderungsprotokollierung Pflicht ist. Dateien können als Anhang gespeichert werden, und ein Daten-Export muss zur Weitergabe an andere Systeme möglich sein.

  • Das Führen von einfachen Excel-Listen in den Abteilungen genügt nicht den Anforderungen.
  • In eingesetzten Programmen werden nur bestimmte Asset-Arten berücksichtigt, z.B. Anlagegüter im ERP-System. Dort noch andere Asset-Arten aufzunehmen ist oft nicht vorgesehen.
  • Eine spezielle Software für die Verwaltung von beliebigen Assets ist nicht vorhanden und wäre überdimensioniert.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung, um Bestandsdaten für Assets aktuell zu halten, passend zu Ihrem Bedarf.
  • Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Einarbeitung in eine weitere Zusatzsoftware, von der nur ein kleiner Teil der enthaltenen Funktionen benötigt wird.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Listen und Eingabemasken für beliebige Assets
  • Speicherung der Daten, die pro Asset-Typ relevant sind
  • Protokollierung und Überwachung von Veränderungen bei Assets

So wird’s gemacht:
Videoanleitungen um dieses Beispiel selbst zu bauen

Berechtigungen
Fallabhängige Felder
Änderungen protokollieren
Datenexport
Abos für Datenänderungen
Dateianhänge

On-/Offboardings

Sie möchten erreichen, dass für neu eingestellte Mitarbeiter alle erforderlichen Maßnahmen rechtzeitig durchgeführt werden? Und auch, dass bei Austritten keine wichtigen Schritte vergessen werden? Hier müssen abteilungsübergreifend viele Schritte koordiniert werden. VD kann dafür die passende Lösung sein.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Beim Eintritt neuer Mitarbeiter erfolgt ein koordiniertes Onboarding; beim Austritt dürfen wichtige Maßnahmen wie Rückgaben und Entzug von Zugriffen nicht versäumt werden. Je nach Mitarbeiterprofil fallen unterschiedliche Aufgaben an, die von der Personalabteilung koordiniert und von weiteren Stellen umgesetzt werden. Alle Beteiligten erhalten die nötigen Informationen, die Abarbeitung wird dokumentiert und die Personalabteilung überwacht den Status.

  • Die Durchführung von Maßnahmen auf Zuruf genügt nicht den Anforderungen.
  • Das Personal-IT-System hat keine Funktionen für diese Aufgabe bzw. ein erhältliches Zusatzmodul hierfür wäre überdimensioniert.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung für On- und Offboardings, die zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Kombinieren Sie die einfachen und übersichtlichen Grundfunktionen von VD, um interne Lösungen wie diese schnell selbst zu erstellen.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Zentrale Koordination von Aktivitäten für Onboardings und Offboardings
  • Dezentrale Abarbeitung in verschiedenen Abteilungen
  • Überwachung offener Aktivitäten
  • Dokumentation der durchgeführten Schritte

Vertragsverwaltung

Der Überblick über die abgeschlossenen Verträge im Unternehmen fehlt, obwohl Sie kein unüberschaubarer Großkonzern sind?
Versäumte Fristen zur Verlängerung oder Beendigung bei Verträgen können teuer werden. Teuer muss nicht die Lösung hierfür sein, wenn Sie VD verwenden.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Verträge werden von den zuständigen Abteilungen verwaltet.
Übergeordnet sorgt die zentrale Vertragsverwaltung für Übersicht, direkten Zugriff auf Unterlagen und einheitliche Prozesse bei der Erstellung, Änderung und Beendigung von Verträgen. Fristen und Termine werden überwacht. Die IT-Lösung unterstützt die transparente und nachvollziehbare Verwaltung.

  • Eine zentrale Excel-Datei ist oft ungeeignet, da Änderungen schwer nachvollziehbar sind und der Überblick durch parallele Versionen verloren geht.
  • Eine geeignete unkomplizierte Software für diese Aufgabe ist nicht vorhanden.
  • Die Anschaffung einer zusätzlichen Software speziell für diesen Zweck soll vermieden werden.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung für das Vertragsmanagement, passend zu Ihren Bedarf.
  • Kombinieren Sie die einfachen und übersichtlichen Grundfunktionen von VD, um interne Lösungen wie diese schnell selbst zu erstellen.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Führen einer zentralen Vertragsliste mit dezentraler Bearbeitung in den zuständigen Teams
  • Speicherung grundlegender Daten zu Verträgen
  • Speicherung der Vertragsunterlagen als Datei-Anhänge
  • Überwachung ablaufender Verträge hinsichtlich Verlängerung oder Kündigung

Besuchermanagement

Ihr Unternehmen hat eine mittlere Anzahl von Besuchern? Eine gekaufte Besuchermanagementsoftware ist dann oft überdimensioniert und rudimentäre Lösungen über Telefon und E-Mail reichen nicht aus. VD kann hier die passende Lösung sein.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Nur legitimierte Personen dürfen sich im Unternehmen aufhalten. Besucher werden vorab angemeldet und am Empfang geprüft. Manche müssen begleitet werden, andere können sich frei bewegen. Produktionsbesucher unterzeichnen eine Sicherheits-Erklärung.

Das Empfangspersonal benötigt alle relevanten Informationen, um den Zugang zu steuern.

  • Eine Standardsoftware für das Besuchermanagement wäre überdimensioniert.
  • Eine rudimentäre Lösung per Telefon, E-Mail oder Besucherkalender zusammen mit einer Besucherliste am Empfang ist fehleranfällig und es fehlt die Transparenz für alle Beteiligten.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung für das Besuchermanagement, die zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Einarbeitung in eine weitere Zusatzsoftware, von der nur ein kleiner Teil der enthaltenen Funktionen benötigt wird.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Interne Ankündigung von Besuchern
  • Übersicht aktueller Besucher im Haus
  • Statusverfolgung von Besuchen
  • Erstellung von personalisierten Dokumenten für Besucher, z.B. „Erklärung zum Aufenthalt in der Produktion“

Bewerbungsmanagement

Ihr Organisation hat eine mittlere Anzahl von Bewerbungseingängen? Eine spezielle Software zur Verwaltung von Bewerbungsvorgängen ist  nicht vorhanden bzw. wäre für Ihre Anforderungen überdimensioniert oder zu teuer? Dennoch möchten Sie Bewerbungen einheitlich und digital bearbeiten? Dann kann VD die passende Lösung sein.

Anforderungen bei diesem Lösungsbeispiel

Für offene Stellen wird jeweils eine separate Liste der Bewerber geführt. Die am Auswahlprozess beteiligten Personen aus der HR-Abteilung, die weiteren Beteiligten und Entscheider sollen die Daten einsehen oder bearbeiten können. Die zu erteilenden Berechtigungen für den Datenzugriff können jeweils unterschiedlich sein. Optional sollen automatisierte Dokumente, z.B. Absageschreiben erstellt werden.

  • Eine Standardsoftware für das Bewerbungsmanagement wäre überdimensioniert.
  • Das Führen von einfachen Listen hierzu auf Papier oder im Computer genügt nicht den Anforderungen.
  • Die hausinterne Weitergabe von Bewerbungsunterlagen per E-Mail-Weiterleitung ist nicht erlaubt.
  • Mit VD erstellen Sie selbst eine grundlegende digitale Lösung, um Bewerbungen zu organisieren, passend zu Ihren individuellen Anforderungen.
  • Kombinieren Sie die einfachen und übersichtlichen Grundfunktionen von VD, um interne Lösungen wie diese schnell selbst zu erstellen.

Funktionsumfang des eingerichteten Lösungsbeispiels

  • Führen von Listen mit Bewerbungen
  • Speicherung der Bewerbungen in getrennten Ordnern pro Stelle mit individuelle Zugriffsrechten
  • Automatische Erstellung von personalisierten und modularisierten Dokumenten wie z.B. Absageschreiben

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