VD:Digitalisieren Sie selbst - einfach, schnell, ohne IT!

Typische Einsatzmöglichkeiten für VD

Für welche Zwecke ist VD gut geeignet?

VD bietet Lösungsmöglichkeiten zur einheitlichen Digitalisierung von Abläufen und Datensammlungen, die in einem überwiegend isolierten Kontext bearbeitet werden können. Dies sind häufig unterstützende Prozesse, die von vorhandenen Hauptanwendungen nicht abgedeckt werden und keine externen Datenschnittstellen erfordern. Mit VD können hierfür Lösungen in einer einheitlichen Mimik realisiert werden.

Wer kann von der VD Software profitieren?

Zielgruppe sind Organisationen jeder Größenordnung. VD ist themen- und branchenneutral. Je mehr Abläufe vorhanden sind, die nicht digitalisiert, nicht durch Hauptanwendungen abgedeckt oder nicht vereinheitlicht sind, umso größer ist das Potenzial, mit VD Vorteile zu generieren.

Was sind unterstützende Prozesse?

In Unternehmen wird für Kernprozesse wie „Produktion“ oder „Vertrieb“ meistens ein ERP-System als Hauptanwendung eingesetzt. Unterstützende Prozesse sind hier z.B. die Verwaltung von Messgeräten in der Produktion oder das Managen von Verträgen in der Verwaltung. Aufgaben wie diese werden häufig nicht vom Hauptsystem abgedeckt und können ggf. mit VD gelöst werden. Unsere Lösungsbeispiele zeigen weitere unterstützende Prozesse.

Ein Lösungsbeispiel von der VD Website würde uns helfen. Können wir es sofort verwenden?

Ja. Im Lieferumfang von VD ist ein Demo-Mandant mit den im Web gezeigten Lösungsbeispielen enthalten. Im Demo-Mandant können Sie die Beispiele ausprobieren. Für den „live“-Einsatz kopieren Sie die gewünschte Lösung in Ihren produktiven Mandanten. Bei Bedarf führen Sie noch Anpassungen durch und können die Lösung sofort nutzen.

Einheitliche Digitalisierung mit VD

Welche Vorteile hat der Einsatz einer generischen Software wie VD zur Lösung verschiedener Aufgaben?

Viele! Unter anderem diese: Die Arbeitsweise von VD wird nur einmal geschult und kann anschließend für zahlreiche Themen angewendet werden. Durch die zentrale Datenspeicherung werden Such-Probleme bei unterschiedlichen Speicherorten und Datenständen reduziert. Neue Mitarbeiter und Vertretungen werden schneller eingearbeitet. Durch vorgegebene Eingabemasken wird die Qualität der gespeicherten Daten verbessert.

Wie hilft uns VD bei neuen Aufgabenstellungen?

Prüfen Sie die Verwendung von VD bei neuen Anforderungen, bevor weitere Spezialsoftware gekauft oder programmiert wird. Ggf. kann VD als Lösung für die Aufgabe verwendet werden oder dient als schnell bereitgestellte Vorablösung.

Wie hilft VD bei der Konsolidierung bisheriger Insellösungen?

Mit VD verkleinern Sie den vorhandenen „Zoo“ der zusätzlichen Anwendungen. Vorhandene Spezialprogramme, bei denen nur wenige Funktionen genutzt werden, können ggf. durch VD abgelöst werden. Das Ersetzen von Altverfahren durch einheitliche Lösungen mit VD führt zur Entlastung der Anwender und reduziert die Kosten.

Wofür VD schlecht oder nicht geeignet ist

Wieso werden hier nicht lösbare Punkte benannt?

Jede Investition in Software sollte gut geprüft werden, denn Softwaretools haben Vorteile, Nachteile und Grenzen. VD wurde als schlanke Software konzipiert, die bewusst nur einen relativ kleinen Umfang von Funktionen enthält, mit denen innerhalb eines bestimmten Spektrums vielfältige Aufgaben gut und schnell gelöst werden können. Bei Anforderungen außerhalb dieses Spektrums oder zu hohen Anforderungen wird VD ungeeignet sein. Nicht enthaltene Funktionalitäten werden hier klar benannt, damit sich Interessenten ein besseres Bild von den Möglichkeiten und Grenzen von VD machen können, bevor sie in VD investieren.

Kann VD komplexe Workflows und Prozesse abbilden?

Nein. VD ist für einfache, wenig verzweigte Abläufe ausgelegt, so wie z.B. in unserer Demo-Lösung „Besuchermanagement“. Bei dieser wird für einen Status oder eine beteiligte Person ein einfaches Auswahlfeld verwendet. Für komplexe Abläufe, die z.B. nur definierte Status-Übergänge zulassen oder dynamische Prozessschritte erfordern, verwenden Sie eine Prozess-/BPMN-, oder Workflow-Software.

Unterstützt VD Datenmodelle mit Relationen ?

Nein. Mit VD können nur Lösungen erstellt werden, bei denen alle Daten in eine „flache“ Liste passen. Verknüpfte Datentabellen werden nicht unterstützt. Beispiel: Aufträge werden als Liste geführt, über ein Feld „Kunde“ wird in eine weitere Kundentabelle referenziert.

Können mathematische Berechnungen durchgeführt werden?

Nein. Automatische Berechnungen mit Datenfeldern können nicht durchgeführt werden. Beispiel: Ein Datenfeld „Summe“ soll sich automatisch füllen mit dem Ergebnis einer Addition von anderen Feldinhalten.

Erteilen von Berechtigungen

Wie funktioniert die Berechtigungsvergabe mit VD?

VD enthält eine rollenbasierte Berechtigungssteuerung mit umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten. Damit können die Zugriffe für die verschiedenen Teams punktgenau festgelegt werden. Rechte können zentral von IT-Administratoren oder dezentral in den Arbeitsgruppen gesetzt werden.

Welche Berechtigungen können in VD gesetzt werden?

Pro eingerichtete Lösung („Bereich“) wird berechtigt, wer diese verwenden oder konfigurieren darf. Für die im Bereich enthaltenen Daten („Vorgänge“) können Rechte pro Ordner gesetzt werden. Weitere übergeordnete Rechte steuern, wer Bereiche, Benutzer und Rollen verwalten darf.

Benachrichtigungen bei Datenänderungen

Wie können Benutzer über neue oder geänderte Daten informiert werden?

Benutzer können Abonnements für definierbare Datenänderungen anlegen. Dadurch erfolgt eine automatisch Benachrichtigung auf der VD Startseite, sobald sich die Daten ändern.

Schnittstellen

Können Daten vom Benutzer exportiert und importiert werden?

Mit der Exportfunktion können die Benutzer Daten aus dem Vorgangsmanager als xlsx Datei direkt herunterladen. Eine entsprechende Funktion für den Import von Daten ist vorgesehen aber noch nicht implementiert.

Können Daten mit VD automatisiert verarbeitet werden?

Der VD Server enthält eine REST API als programmierbare Schnittstelle. Programmierer können damit alle wesentlichen VD Funktionen aufrufen und automatisieren.

Dokumentenautomatisierung

Wie können mit VD generierte Dokumente weiter verarbeitet werden?

Mit VD automatisch erstellte Dokumente können als docx Datei exportiert und anschließend auf dem Endgerät des Benutzers – außerhalb von VD – verwendet werden. Beispielsweise können sie bearbeitet, gedruckt oder versendet werden.

Weitere Funktionen

Welche weiteren Funktionen sind in VD enthalten?

VD enthält weitere praktische Funktionen, die die gemeinsame Datenbearbeitung unterstützen. In den Lösungsbeispielen auf unserer Produktseite werden die wesentlichen Funktionen genannt und in Videos erklärt.

Laufender Betrieb des VD Systems

Was bedeutet „Sie betreiben das VD-System selbst in Ihrer IT-Umgebung“?

Wir stellen unseren Kunden die VD Software zur Nutzung zur Verfügung. Der Kunde stellt ein IT-System (Server) bei, auf dem er VD selbst installiert und betreibt. Zum Betrieb gehören die regelmäßige Erstellung von Backups und das Einspielen von Updates. Dies erfolgt üblicherweise durch die IT-Abteilung.

Wie funktioniert die Mandantentrennung?

VD unterstützt mehrere Mandanten, z.B. für „Firma A“ und „Firma B“. Auch können Mandanten für unproduktive Zwecke wie z.B. für das Testen eingerichtet werden. Die Daten jedes Mandanten werden in getrennten Speicherbereichen abgelegt. Somit können sie separat berechtigt, gesichert oder wiederhergestellt werden.

Wie werden VD-Daten gesichert und wiederhergestellt? (Backup/Restore)

Unsere Kunden führen die VD Sicherung selbst durch. Dazu werden die VD Daten in die regelmäßigen Backups der IT integriert. Die Wiederherstellung von VD Daten kann entweder für das Gesamtsystem, für einzelne Mandanten oder für einzelne Lösungsbereiche durchgeführt werden.

Benutzer und Anmeldung

Wie werden Benutzer verwaltet?

In VD ist eine Benutzerverwaltung enthalten. Für jeden VD Mandanten werden separate Benutzer und Rollen verwendet. Die Verwaltung der Benutzer erfolgt über den VD Client.

Wie melden sich Benutzer in VD an?

Die Benutzer melden sich mit Benutzername und Passwort an. Eine LDAP-Schnittstelle ist vorgesehen aber noch nicht implementiert.

Systemvoraussetzungen für Clients und Server

Welche Endgeräte werden unterstützt?

VD wird im Webbrowser ausgeführt und läuft optimal auf Arbeitsplatzrechnern. Tablets und Smartphones mit kleinem Display können mit Einschränkungen verwendet werden.

Wie sind die Server Anforderungen?

Es bestehen relativ geringe Systemanforderungen. Ein VD Server mit ca. 50 angemeldeten Benutzern erfordert ein Linux-System mit 4 CPU, 4 GB RAM und SSD-Speicher für die Nutzdaten. Der Server für VD kann physikalisch oder virtualisiert sein.

Ist eine Internetverbindung erforderlich?

Grundsätzlich nein. Die Endgeräte / Clients benötigen nur eine Verbindung zum VD Server, der sich in Ihrem Netzwerk befindet. Der VD Server greift im laufenden Betrieb nicht auf das Internet zu. Lediglich für die VD Grundinstallation und das Einspielen von VD Software Updates müssen von der IT Downloads aus dem Internet durchgeführt und auf dem VD Server eingespielt werden.

Initiale Kosten

Welche Kosten fallen bei der Einführung von VD an?

Es fällt interner Zeitaufwand für Einweisungen an: Für Benutzer, die VD Lösungen verwenden sowie für Keyuser, die Lösungen erstellen. Weiterhin einmalige Kosten in der internen IT für die Bereitstellung eines separaten oder mit genutzten Servers, auf dem die VD Software installiert wird.

Sind das wirklich alle initialen Kosten?

Weitere einmalige Kosten fallen nicht an. Es werden keine externen IT-Spezialisten oder Berater benötigt, um Lösungen mit VD zu erstellen. Die VD Lösungen werden von Ihren eigenen Teams bzw. Abteilungen selbst erstellt.

Fallen Kosten für Schulungen oder Zertifizierungen an?

Nein. VD ist sehr einfach zu erlernen, so dass Schulungen nicht erforderlich sind. Der Hersteller bietet daher auch keine Schulungen oder Zertifizierungen an. Für die Bedienung vorhandener VD Lösungen reicht eine kurze Einweisung vor Ort durch Kollegen. Geübten Anwendern genügt in der Regel das Abschauen bei vorhandenen Beispielen, um selbst Lösungen mit VD erstellen und anpassen zu können.

Laufende Kosten

Welche laufende Kosten fallen an?

An den Hersteller zahlen Sie den monatlichen Grundpreis und den variablen „Pay per Use“ Preis, optional den telefonischen Support. In der internen IT fallen die laufenden Kosten für den Betrieb des Servers an. Bei der Erstellung und Anpassung von Digitalisierungslösungen mit VD entsteht interner Zeitaufwand in den jeweiligen Teams oder Abteilungen.

Welche Kosten fallen an, um weitere Lösungen mit VD zu erstellen?

Nur der zusätzliche Zeitaufwand bei Ihren Teams und Abteilungen. Mit steigender Anzahl von mit VD bereitgestellten Digitalisierungslösungen wird der Zeitaufwand immer geringer, da die Beteiligten die bereits erlangten Kenntnisse zur Bedienung und Einrichtung von VD nutzen.

Wofür sind die Größenklassen „Klein“, „Mittel“, „Groß“ und „Sehr Groß“?

Durch Größenklassen passt sich der Pay Per Use Preis an den Umfang der Digitalisierungslösung an. Die Größenklasse wird automatisch berechnet. Sie richtet sich nach der Anzahl verwendeter VD Elemente wie z.B. Datenfelder. Wenn Sie „kleine“ Digitalisierungslösungen erstellen, sind diese pro Vorgang preisgünstiger als umfangreichere Lösungen. Schauen Sie sich auch unsere Preisbeispiele an, dort sind die jeweiligen Größenklassen zu den Lösungsbeispielen angegeben.

Was sind „unproduktive Mandanten“ und welche Kosten entstehen hier?

Sie können jederzeit weitere Mandaten anlegen. Werden VD Mandanten nur für nichtproduktive Zwecke wie Training oder Tests verwendet, dann sind diese kostenlos. Somit zahlen Sie nur, wenn Sie VD produktiv nutzen.

Abrechnung

Wie erfolgt die Abrechnung?

Sie erhalten von uns elektronische Rechnungen, die monatlich oder pro Quartal ausgestellt werden.

Wie kann ich die abgerechneten Pay per Use Kosten nachvollziehen?

Als Anlage zu jeder Rechnung erhalten Sie einen Abrechnungsreport. In diesem sind die Pay per Use Kosten ausgewiesen und nach Lösungsbereichen aufgeschlüsselt.

Wie werden die Abrechnungsdaten für die Rechnungserstellung übermittelt?

Damit wir Rechnungen ausstellen können, ist jeweils die Übermittlung der Abrechnungsreports an uns erforderlich. Der VD Server erstellt diese als Dateien, führt selbst aber keine Datenübertragung durch. Auf Kundenseite ist dann die Übertragung der Abrechnungsdateien an uns zu organisieren. Wir empfehlen die Einrichtung einer automatisierten Übertragung z.B. mittels E-Mail, sftp oder scp.